Vārds “protokols” cēlies no grieķu vārda protokollen (protos nozīmē “pirmais”, kolla – līme”), ko sākotnēji attiecināja uz dokumentu noformēšanu, bet laika gaitā tas ieguva plašāku nozīmi un to sāka lietot starpvalstu lietu noformēšanā, kā uzvedības normu kopumu attiecībās starp valstīm. No tā radies mūsdienu definējums – protokols vai diplomātiskais protokols, kas ir noteiktu tradīciju, normu, noteikumu un likumu kopums, ko piemēro ārvalstu augstāko amatpersonu vizīšu laikā Latvijas Republikā, kā arī pasākumos, kuros piedalās Latvijas valsts augstākās amatpersonas.

Valsts protokols ir atbildīgs par diplomātiskā protokola piemērošanu ceremonijās un pasākumos ar valsts augstāko amatpersonu – Valsts prezidenta, Saeimas priekšsēdētājas, ministru prezidenta, ārlietu ministra un Latvijas Republikā akreditētā diplomātiskā korpusa dalību.

Valsts protokols nodrošina Latvijas un ārvalstu augstāko amatpersonu vizīšu sagatavošanu un to īstenošanu. Vizītes tiek iedalītas sekojošās kategorijās:

  • valsts vizīte
  • oficiālā vizīte
  • darba vizīte
  • privātā vizīte
  • tranzīta vizīte.

Tāpat Valsts protokols ir iesaistīts augsta līmeņa starptautisku konferenču, samitu un forumu organizēšanā Latvijas Republikā.

Ikdienā Valsts protokols sniedz atbalstu  Latvijas Republikā akreditētajām ārvalstu vēstniecībām, konsulātiem, starptautiskajām organizācijām un to pārstāvniecībām saskaņā ar 1961. gada Vīnes Konvencijas par diplomātiskajiem sakariem un 1963.gada Vīnes Konvencijas par konsulārajiem sakariem, daudzpusējiem un divpusējiem līgumiem, starptautisko praksi un nacionālo likumdošanu. Valsts protokols risina jautājumus, kas saistīti ar diplomātiskajām imunitātēm un privilēģijām, lai ārvalstu pārstāvniecības un tajās strādājošie diplomāti varētu pildīt savus ikdienas pienākumus Latvijas Republikā.

Ārvalstu diplomātiskais korpuss Latvijas Republikā:

  • 37 valstu rezidējošās vēstniecības Rīgā
  • 93 valstu nerezidējošās vēstniecības
  • 14 starptautiskās organizācijas un to pārstāvniecības
  • 22 ārvalstu goda konsulātus.

Valsts protokola pienākumi ietver - ārvalstu diplomātisko un konsulāro pārstāvniecību, kā arī starptautisko organizāciju un to pārstāvniecību reģistrēšanu Latvijas Republikā. Valsts protokols akreditē ārvalstu diplomātisko, konsulāro un starptautisko pārstāvniecību vadītājus, diplomātus, darbiniekus kā arī militāros un specializētos atašejus Latvijas Republikā. Valsts protokols izsniedz agremānus  Latvijā nozīmētajiem ārvalstu vēstniecību un pārstāvniecību vadītājiem un organizē akreditācijas vēstuļu iesniegšanas Latvijas Valsts prezidentam akreditācijas vizītes ietvaros. Ārvalstu vēstnieku akreditācijas un atvadu vizītes organizē Valsts protokols sadarbībā ar attiecīgās valsts vēstniecību. 

Valsts protokols sniedz arī atbalstu ārvalstu valsts un militāro lidojumu, kuģu, radiofrekvenču un ieroču atļauju saņemšanā. Valsts protokols koordinē automašīnu ar diplomātiskajām numuru zīmēm reģistrāciju, kā arī dokumentu noformēšanu atbrīvojumiem no muitas nodokļiem. Tāpat Valsts protokola kompetencē ir nodrošināt diplomātisko un konsulāro, kā arī starptautisko organizāciju un to pārstāvniecību fiskālās privilēģijas.