Ārlietu ministrijas fizisko personu datu aizsardzības noteikumi

10.01.2019. 12:27

Ārlietu ministrijas fizisko personu datu aizsardzības noteikumi (turpmāk – Noteikumi) nosaka kārtību, kādā Ārlietu ministrijā, tās struktūrvienībās un ārlietu ministra padotībā esošajās institūcijās (turpmāk – Institūcija) tiek nodrošināta normatīvajos aktos noteikto prasību ievērošana saistībā ar fizisko personu datu aizsardzību.

Šie Noteikumi attiecas uz jebkura veida informāciju Institūcijas rīcībā (turpmāk – Personas dati), kas ir attiecināma uz identificētu vai identificējamu fizisku personu (turpmāk – Datu subjekts). 

Fizisko personas datu pārziņa kontaktinformācija

Datu pārzinis ir Latvijas Republikas Ārlietu ministrija, reģ.Nr.:90000069065, K.Valdemāra iela 3, Rīga  LV-1395.

Fizisko Personas datu drošība un aizsardzība

Personas datu apstrāde Institūcijā tiek veikta saskaņā ar Eiropas Parlamenta un Padomes 2016.gada 27.aprīļa Regulu (ES) 2016/679 par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi un šādu datu brīvu apriti un ar ko atceļ Direktīvu 95/46/EK  (turpmāk – Regula), Fizisko personu datu apstrādes likumu (turpmāk – FPDAL) un citiem normatīvajiem aktiem.

Datu apstrādes principi

Likumīgums, godprātība un pārredzamība –  dati tiek apstrādāti likumīgi, godprātīgi un datu subjektam pārredzamā veidā.

Nolūka ierobežojums – dati tiek vākti konkrētos, skaidros un leģitīmos nolūkos, un to turpmāko apstrādi neveic ar nolūkiem nesavietojamā veidā.

Datu minimizēšana – dati ir adekvāti, atbilstīgi un ietver tikai to, kas nepieciešams to apstrādes nolūkos.

Glabāšanas ierobežojums – dati tiek glabāti veidā, kas pieļauj datu subjektu identifikāciju, bet ne ilgāk kā nepieciešams nolūkiem, kādos attiecīgos personas datus apstrādā. Personas datus var glabāt ilgāk, ciktāl personas datu apstrāde tiek veikta tikai arhivēšanas nolūkos sabiedrības interesēs.

Integritāte un konfidencialitāte – dati tiek apstrādāti tādā veidā, lai tiktu nodrošināta atbilstoša personas datu drošība, tostarp aizsardzība pret neatļautu vai nelikumīgu apstrādi un pret nejaušu datu nozaudēšanu, iznīcināšanu vai sabojāšanu, izmantojot atbilstošus tehniskos vai organizatoriskos pasākumus.

Fizisko personas datu apstrādes nolūks un to iegūšana

Personas datus Institūcija apstrādā normatīvajos aktos noteikto prasību izpildei.

Institūcija iegūst un apstrādā šādu personu datus:

1) Datu subjekta datus iesniegtā Institūcijas kompetencē esoša lūguma, sūdzības, priekšlikuma, jautājuma vai informācijas pieprasījuma izskatīšanai;

2) ministrijas telpu apmeklētāju datus (caurlaižu un iekšējās drošības nodrošināšanai Ārlietu ministrijas ēku personas var apmeklēt tikai ar iepriekš pieteiktu caurlaidi, kuras izveidošanai ir nepieciešams personas vārds, uzvārds, personas kods, amats, attiecīgās institūcijas nosaukums);

3) diplomātisko un konsulāro pārstāvniecību ārvalstīs apmeklētāju datus (iekšējās drošības nodrošināšanai tiek iegūts personas vārds, uzvārds, personas kods, amats, attiecīgās institūcijas nosaukums);

4) līgumslēdzēju datus;

5) personāla atlases procesa dalībnieku datus (fiziskas personas dati tiek ievākti saskaņā ar Valsts civildienesta likumu un Darba likumu);

6) konsulārās palīdzības un konsulāro pakalpojumu saņēmēju datus;

7) dati var tikt iegūti, organizējot lekcijas un seminārus  (personas dati var tikt ievākti lekciju un semināru organizatoriskām vajadzībām);

8) personu datus, kas saistītas ar Latvijas interešu pārstāvību Eiropas Cilvēktiesību tiesā (ECT) un Apvienoto Nāciju Organizācijas (turpmāk – ANO)  individuālo sūdzību izskatīšanas procesā. Saskaņā ar Ministru kabineta 2017.gada 7.marta noteikumiem Nr.121 “Pārstāvības kārtība starptautiskajās cilvēktiesību institūcijās”, Latvijas pārstāvim starptautiskajās cilvēktiesību institūcijās ir tiesības no datu pārziņiem, valsts un pašvaldību iestādēm,  pieprasīt informāciju, kas nepieciešama, lai veiktu efektīvu pārstāvību ECT vai ANO individuālo sūdzību izskatīšanas ietvaros.

Fizisko personu datu kategorijas un veidi

Institūcijas rīcībā var būt pieejami šādi fizisko personu datu veidi:

1) vispārēja Identifikācijas informācija (vārds, uzvārds, personas kods, dzimšanas datums, dzimums, vecums, pases dati);

2) vispārīga kontaktinformācija (tālruņa numurs, deklarētā adrese, korespondences adrese, e-pasta adrese);

3) īpašu kategoriju personas dati, kas saistīti ar konsulārajiem pakalpojumiem un konsulārās palīdzības sniegšanu, atbilstoši normatīvajiem aktiem:

3.1. biometriskie dati (fotogrāfija, pirkstu nospiedums, augums, garums);

3.2. medicīniskie dati;

3.3. dati par sodāmību;

3.4. reliģiskie dati.

Institūcija, apstrādājot Personas datus, ievēro attiecīgās drošības prasības un nodrošina datu konfidencialitāti, atbilstoši normatīvo aktu noteiktām prasībām. Institūcija rūpējās par tās rīcībā esošo Personas datu drošību, ievērojot atbilstošus tehniskos un organizatoriskos pasākumus, lai nodrošinātu tādu drošības līmeni, kas atbilst riskam.

Fizisko personu datu apstrādes tiesiskais pamats

Institūcija pirms Personas datu apstrādes veikšanas izvērtē datu apstrādes darbību likumīgumu. Institūcija galvenokārt apstrādā fizisko personu datus uz oficiālo pilnvaru un tai attiecināmu juridisku pienākumu pamata.

Papildus Institūcija var apstrādāt personas datus, pamatojoties uz Datu subjekta piekrišanu, piemēram, pamatojoties uz iesniegumu.

Fizisko personu datu glabāšana

Personas dati tiek glabāti normatīvajos aktos noteiktā kārtībā, ievērojot atbilstošus datu aizsardzības drošības pasākumus, un tādā apmērā, kā tas ir nepieciešams Datu apstrādes nolūkiem. Institūcijas darbinieki strikti ievēro konfidencialitātes prasības.

Datu subjekta tiesības attiecībā uz Institūcijas personas datu apstrādi

Datu subjektam ir tiesības saņemt no Institūcijas normatīvajos aktos noteikto informāciju, kas ir saistīta ar personas datu apstrādi.

Lai Institūcija izsniegtu informāciju, kas ir saistīta ar personas datu apstrādi, Datu subjektam ir jāapliecina sava identitāte:

1)      elektroniskam informācijas pieprasījumam ir jābūt parakstītam ar drošu elektronisko parakstu;

2)      rakstveida informācijas pieprasījumu Datu subjekts var iesniegt klātienē, aizpildot pieprasījumu par datu kopiju izsniegšanu un uzrādot personu apliecinošu dokumentu Institūcijā, K.Valdemāra ielā 3, Rīgā  LV-1395, to iepriekš saskaņojot ar Datu aizsardzības speciālistu.

Datu subjekta informācijas pieprasījumu Institūcija izskata viena mēneša laikā no pieprasījuma saņemšanas dienas atbilstoši Regulas un FPDAL noteiktajai kārtībai.  Nepieciešamības gadījumā informācijas pieprasījuma izskatīšanas termiņu var pagarināt vēl uz diviem mēnešiem, ņemot vērā pieprasījumu sarežģītību un skaitu.

Institūcija pēc iesnieguma izskatīšanas veic vienu no šādām darbībām:

1)      izsniedz Datu subjektam pieprasīto informāciju;

2)      sniedz pamatotu rakstveida atteikumu informācijas izsniegšanai;

3)      informē Datu subjektu par veiktajām darbībām (datu papildināšana, labošana, dzēšana) saistībā ar informācijas pieprasījumā izteikto prasību.

Elektroniskus informācijas pieprasījumus aicinām sūtīt Institūcijas datu aizsardzības speciālistam uz e-pastu: Šī e-pasta adrese ir aizsargāta no mēstuļu robotiem. Pārlūkprogrammai ir jābūt ieslēgtam JavaScript atbalstam, lai varētu to apskatīt..

Rakstveida informācijas pieprasījumus adresēt Ārlietu ministrijai, K. Valdemāra ielā 3, Rīgā  LV-1395.

Datu aizsardzības speciālista kontaktinformācija

Lai iegūtu papildus informāciju par Fizisko personu datu apstrādi Institūcijā, aicinām sazināties ar datu aizsardzības speciālistu:

Šī e-pasta adrese ir aizsargāta no mēstuļu robotiem. Pārlūkprogrammai ir jābūt ieslēgtam JavaScript atbalstam, lai varētu to apskatīt.

datu aizsardzības speciālists: Roberts Valpīters.

Datu subjekta tiesības iesniegt sūdzību par datu apstrādi Institūcijā

Ja Datu subjekts uzskata, ka Institūcija, veicot personas datu apstrādi, ir pārkāpusi tā tiesības saskaņā ar spēkā esošajiem normatīvajiem aktiem, Datu subjektam ir tiesības iesniegt sūdzību par personas datu apstrādi Datu valsts inspekcijai:

Datu valsts inspekcija

 Blaumaņa iela 11/13-11,

 Rīga, LV-1011

 Tālrunis: 67 22 31 31

 Fakss: 67 22 35 56

 E-pasts: Šī e-pasta adrese ir aizsargāta no mēstuļu robotiem. Pārlūkprogrammai ir jābūt ieslēgtam JavaScript atbalstam, lai varētu to apskatīt..

Institūcija ir tiesīga Noteikumos veikt izmaiņas un papildinājumus, publicējot aktuālos datu aizsardzības noteikumus https://mfa.gov.lv sadaļā “Datu aizsardzība”.