Dokumentu apliecināšana ar ''Apostille'' un legalizācija

Dokumentu īstuma apliecināšana (legalizācija) nozīmē amatpersonas paraksta un zīmoga īstuma apliecināšanu, lai vienā valstī sastādīti publiski dokumenti iegūtu juridisku spēku citā valstī. Tradicionāli šo funkciju veic ārlietu dienesti un diplomātisko pārstāvniecību konsulārās amatpersonas.

Dokumentu īstuma apliecināšanu nosaka vairākas konvencijas un starpvalstu līgumi, kā arī Dokumentu legalizācijas likums un Publisku dokumentu legalizācijas noteikumi.

Latvijas Republikā dokumentu īstuma apliecināšanu (legalizāciju) veic Ārlietu ministrijas Konsulārais departaments.

LATVIJAS REPUBLIKAS IESTĀDĒS IZSNIEGTU DOKUMENTU IZMANTOŠANA ĀRVALSTĪS

Pirms došanās uz ārvalstīm strādāt, studēt vai slēgt laulību, ir nepieciešams savlaicīgi noskaidrot, kādi dokumenti būs nepieciešami un vai attiecīgās ārvalsts iestādes pieņem Latvijas Republikā izsniegtos dokumentus pēc to legalizācijas Ārlietu ministrijas Konsulārajā departamentā vai arī ir noteikta cita kārtība.

Saskaņā ar Civilstāvokļu aktu reģistrācijas likuma 6. panta 3. punktu personai, kurai ārvalsts iestādē jāiesniedz civilstāvokļa akta reģistrāciju apliecinošs dokuments (dzimšanas, laulības vai miršanas apliecība), kas izsniegts dzimtsarakstu nodaļā LPSR Laulības un ģimenes kodeksā paredzētajā kārtībā, ir pienākums vērsties Tieslietu ministrijas Dzimtsarakstu departamentā un jāsaņem jaunā parauga dokuments.

1. Ja dokuments paredzēts izmantošanai valstī, kas ir 1961. gada 5.oktobra Hāgas konvencijas "Par ārvalstu publisko dokumentu legalizācijas prasības atcelšanu" dalībvalsts, tā īstums ir jāapliecina ar apliecinājumu "Apostille" Ārlietu ministrijas Konsulārajā departamentā. Ar "Apostille" apliecināts dokuments ir derīgs iesniegšanai attiecīgās valsts iestādēs bez jebkādas citas papildus apstiprināšanas.

2.Ja dokuments paredzēts izmantošanai valstī, kas nav 1961. gada 5.oktobra Hāgas konvencijas "Par ārvalstu publisko dokumentu legalizācijas prasības atcelšanu" dalībvalsts, tad to nepieciešams legalizēt Latvijas Ārlietu ministrijas Konsulārajā departamentā vai Latvijas diplomātiskajā vai konsulārajā pārstāvniecībā un pēc tam attiecīgās valsts, kurā dokuments tiks iesniegts, kompetentajā iestādē (ārvalsts Ārlietu ministrijā vai diplomātiskajā vai konsulārajā pārstāvniecībā).

Legalizācija ir nepieciešama, ja dokumenti paredzēti izmantošanai valstī, kas nav šo valstu sarakstā: 1961. gada 5.oktobra Hāgas konvencijas "Par ārvalstu publisko dokumentu legalizācijas prasības atcelšanu" dalībvalstis.

3. Kopš 2010.gada 31.oktobra Latvija piemēro 1987.gada 25.maija Briseles Konvenciju par dokumentu legalizācijas atcelšanu Eiropas Kopienu dalībvalstu starpā, kas paredz savstarpēju atbrīvošanu no apliecināšanas ar „Apostille” prasības. Konvencija tiek piemērota tikai attiecībā uz dokumentu iesniegšanu Beļģijā, Dānijā, Francijā, Igaunijā, Īrijā un Itālijā, līdz ar to Latvijā izsniegti publiski dokumenti minēto valstu institūcijās iesniedzami bez apliecināšanas ar „Apostille”.

ĀRVALSTU IESTĀDĒS IZSNIEGTO DOKUMENTU IZMANTOŠANA LATVIJAS REPUBLIKĀ

Lai Latvijas Republikas iestādes pieņemtu ārvalstu iestāžu izsniegtos publiskos dokumentus, tiem ir jābūt legalizētiem vai arī apstiprinātiem ar apliecinājumu "Apostille" ārvalsts kompetentajā iestādē, ja nav noteikta savādāka dokumentu īstuma apstiprināšanas kārtība starp Latviju un attiecīgo valsti.

  1. Ja dokuments ir izdots valstī, kas ir 1961. gada 5.oktobra Hāgas konvencijas "Par ārvalstu publisko dokumentu legalizācijas prasības atcelšanu" dalībvalsts, tā īstums ir jāapliecina ar apliecinājumu "Apostille" attiecīgās ārvalsts, kura izdevusi dokumentu, kompetentajā iestādē. Ar "Apostille" apliecināts dokuments ir derīgs iesniegšanai Latvijas valsts iestādēs bez citas papildus apstiprināšanas.
  2. Ja dokuments ir izdots valstī, kas nav 1961. gada 5.oktobra Hāgas konvencijas "Par ārvalstu publisko dokumentu legalizācijas prasības atcelšanu" dalībvalsts, tad to sākumā nepieciešams legalizēt attiecīgās valsts, kurā dokuments  izsniegts kompetentajā iestādē (ārvalsts Ārlietu ministrijā vai diplomātiskajā vai konsulārajā pārstāvniecībā) un pēc tam to nepieciešams legalizēt Latvijas Ārlietu ministrijas Konsulārajā departamentā vai Latvijas diplomātiskajā vai konsulārajā pārstāvniecībā attiecīgajā ārvalstī.
  3. Ja dokuments izsniegts Eiropas Savienības, Eiropas Ekonomiskās zonas dalībvalstīs vai Šveices Konfederācijā nav nepieciešami nekādi papildus apstiprinājumi (legalizācija vai "Apostille") to izmantošanai Latvijā. 

DOKUMENTU LEGALIZĀCIJAS KĀRTĪBA ĀRLIETU MINISTRIJAS KONSULĀRAJĀ DEPARTAMENTĀ:

Dokumentu legalizācijai persona iesniedz, uzrādot:

  • personu apliecinošu dokumentu vai dokumentu, kas ļauj identificēt personu;
  • aizpildītu iesnieguma veidlapu, ja iesniedzat vairākus dokumentus, tad nepieciešams aizpildīt papildus veidlapas;
  • apliecinājumu par valsts nodevas samaksu vai arī veic samaksu uz vietas Konsulārajā departamentā, izmantojot bezskaidras naudas norēķinu.

IESNIEDZOT DOKUMENTUS, PERSONAI IEPRIEKŠ JĀNOSKAIDRO ATTIECĪGĀS VALSTS IESTĀDĒS, VAI NEPIECIEŠAMS LEGALIZĒT:

  1. tikai dokumenta oriģinālu / notariāli apliecināta dokumenta kopiju;
  2. tikai dokumenta tulkojumu;
  3. gan dokumenta oriģinālu / notariāli apliecināta dokumenta kopiju, gan dokumenta tulkojumu.

Dokumenti nav apliecināmi, ja Ārlietu ministrijas Konsulārā departamenta rīcībā nav amatpersonas paraksta parauga un iestādes zīmoga nospieduma parauga vai, ja tie neatbilst normatīvajos aktos noteiktajām dokumentu noformēšanas prasībām (piemēram, tulkojumi vai kopijas nav cauršūtas un apzīmogotas, dokuments ir laminēts utt).

Dokumentu īstuma apliecināšanai ir jāaizpilda fiziskas vai juridiskas personas iesniegums un pašrocīgi jāparaksta. Iesniegumu var aizpildīt elektroniski, to pēc izdrukāšanas pašrocīgi parakstot.

Iesnieguma dokumentu īstuma apliecināšanai elektronisko versiju var izdrukāt vai aizpildīt šeit

TERMIŅI UN SAMAKSA PAR DOKUMENTU LEGALIZĀCIJU ĀRLIETU MINISTRIJAS KONSULĀRAJĀ DEPARTAMENTĀ

Dokumentu īstuma apliecināšana tiek veikta 2 darba dienu laikā no dokumenta iesniegšanas dienas un valsts nodevas samaksas.  Ja nepieciešama amatpersonas paraksta parauga un spiedoga parauga izprasīšana no Latvijas vai ārvalsts iestādes, dokumentu īstuma apliecināšana tiek veikta 2 darba dienu laikā no attiecīgo paraugu saņemšanas Ārlietu ministrijas Konsulārajā departamentā.

Saskaņā ar 2012.gada 20.marta MK noteikumiem Nr.187 „Noteikumi par valsts nodevu par publiska dokumenta legalizācijuvalsts nodeva par dokumentu īstuma apliecināšanu ir 14.23 EUR.

Par Ārlietu ministrijas Konsulārajā departamentā veiktajiem konsulārajiem pakalpojumiem ir noteikta bezskaidras naudas norēķinu – pārskaitījumu kārtība.

Apmeklētājiem ir iespēja norēķināties ar maksājumu kartēm (VISA, VISA Electron, Maestro, Master, American Express) vai izmantojot kredītiestāžu pakalpojumus.

Valsts nodevas samaksai par dokumentu īstuma apliecināšanu (legalizāciju), izmantojot kredītiestāžu pakalpojumus, maksājuma uzdevumā jānorāda šādi rekvizīti:

Saņēmējs:
Reģistrācijas nr.
Konta nr.
Saņēmējiestāde
Saņēmēja BIC
Maksājuma mērķis

Valsts kase
90000050138
LV81TREL1060110919100
Valsts kase
TRELLV22
Valsts nodeva par dokumentu īstuma apliecināšanu

Ja pakalpojuma apmaksu veicat ar pārskaitījumu kredītiestādē vai internetbankā, lūdzam ņemt vērā, ka maksājuma apstrāde var ilgt vairākas dienas. Ja maksājums vēl nebūs ienācis Valsts kasē, Ārlietu ministrijas Konsulārajam departamentam nav tiesību sniegt pieprasīto pakalpojumu.

Saskaņā ar izmaiņām normatīvajos aktos interneta banku izdrukas, banku apstiprinātie maksājuma uzdevumi u.c. maksājumu apliecinoši dokumenti netiek uzskatīti par apliecinājumu, ka pakalpojums ir apmaksāts. Vienīgais pakalpojuma apmaksas apliecinājums ir informācija budžeta elektroniskajā norēķinu sistēmā "eKase".

Iesakām pakalpojuma apmaksu veikt Ārlietu ministrijas Konsulārajā departamentā ar bankas norēķinu karti.